Bokföring, redovisning och revision är tre ord som ofta används som om de betydde ungefär samma sak. Det märks inte minst när företagare säger att ”revisorn sköter bokföringen”. I de flesta fall menar de egentligen sin redovisningskonsult.
Skillnaden är viktig. Redovisningskonsulten hjälper företaget att ta fram och sammanställa de ekonomiska uppgifterna. Revisorn ska stå vid sidan av verksamheten och oberoende granska att uppgifterna ger en rättvisande bild av företaget.
En enkel sammanfattning är:
- Bokföring är registreringen av företagets affärshändelser.
- Redovisning är det större arbetet med att sammanställa och presentera ekonomin.
- Revision är en oberoende granskning av redovisningen och företagets förvaltning.
Vad är bokföring?
Bokföringen är grunden för företagets ekonomiska information. Alla affärshändelser ska dokumenteras och registreras. Det gäller exempelvis försäljning, inköp, löner, lån, skatter och andra in- och utbetalningar.
Till varje bokförd affärshändelse ska det finnas ett underlag, en så kallad verifikation. Det kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller något annat dokument som visar vad som har hänt.
Bokföringen ska skötas löpande. Hur ofta arbetet behöver göras beror bland annat på verksamhetens storlek, vilka slags betalningar företaget hanterar och vilken bokföringsmetod som används. Att samla årets alla kvitton i en låda och försöka reda ut allt inför deklarationen är däremot sällan någon bra lösning.
Vad är redovisning?
Redovisning är ett bredare begrepp än bokföring. Bokföringen registrerar vad som har hänt, medan redovisningen sammanställer uppgifterna så att de går att förstå och använda.
I redovisningsarbetet kan bland annat följande ingå:
- löpande bokföring
- kund- och leverantörsfakturor
- lönehantering
- momsredovisning
- avstämningar
- resultat- och balansrapporter
- bokslut och årsredovisning
Resultatrapporten visar företagets intäkter och kostnader under en viss period. Balansrapporten visar bland annat tillgångar, skulder och eget kapital vid en bestämd tidpunkt.
Rapporterna är inte bara något som tas fram för myndigheternas skull. De hjälper företagaren att upptäcka stigande utgifter, svag lönsamhet och problem med likviditeten. De kan därför också användas när det är dags att slimma företagets kostnader.
Vad gör en redovisningskonsult?
En redovisningskonsult hjälper företag med hela eller delar av redovisningen. För ett mindre företag kan det innebära allt från löpande bokföring och momsdeklarationer till bokslut och årsredovisning.
Företagaren kan också välja att göra en del av arbetet själv. Ett vanligt upplägg är att företaget skapar och betalar fakturor, fotograferar kvitton och registrerar vissa uppgifter, medan redovisningskonsulten stämmer av bokföringen och tar hand om bokslutet.
Att anlita en redovisningsbyrå innebär dock inte att företagaren eller styrelsen slipper sitt ansvar. Företaget måste fortfarande se till att underlagen är korrekta och att bokföringen sköts på rätt sätt.
Vad gör en revisor?
Revisorns uppgift är inte att sköta företagets löpande bokföring. Revisorn ska i stället granska bland annat bokföringen, årsredovisningen och företagsledningens förvaltning.
Efter granskningen lämnar revisorn en revisionsberättelse. Där framgår bland annat om årsredovisningen har upprättats enligt gällande regler och om revisorn rekommenderar att bolagsstämman beviljar styrelsen och den verkställande direktören ansvarsfrihet.
Oberoendet är centralt. Den som granskar ett företag ska inte samtidigt ha skapat det material som granskas. Därför går det inte att betrakta revisorn och redovisningskonsulten som två olika namn på samma funktion.
De kan arbeta på samma revisions- eller redovisningsbyrå, men de har olika uppdrag:
- Redovisningskonsulten hjälper företaget att ta fram siffrorna.
- Revisorn granskar siffrorna och bedömer om redovisningen går att lita på.
Varför blandas revisor och redovisningskonsult ihop?
En förklaring är att både revisorer och redovisningskonsulter arbetar med företagens ekonomi. De kan dessutom finnas under samma tak och ha kontakt med samma företagare.
För den som driver ett litet företag är det lätt att kalla alla på byrån för ”revisorn”. Men när någon säger att revisorn sköter lönerna, registrerar kvitton eller skickar in momsdeklarationen handlar det nästan alltid om en redovisningskonsult.
Det är alltså arbetsuppgiften som avslöjar vem som gör vad. Den som hjälper till med bokföringen arbetar med redovisning. Den som oberoende granskar företagets räkenskaper utför revision.
Måste alla aktiebolag ha en revisor?
Mindre privata aktiebolag kan normalt välja att inte ha någon revisor. Revisionsplikt uppkommer om bolaget under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren har uppfyllt minst två av följande villkor:
- fler än tre anställda i medeltal
- mer än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
- mer än tre miljoner kronor i nettoomsättning
Det måste vara samma två gränsvärden som har överskridits under båda åren. Bolagsordningen kan dessutom innehålla ett krav på revisor även om företaget ligger under gränsvärdena.
Att revision inte är obligatorisk betyder inte att den alltid saknar värde. En oberoende granskning kan skapa trygghet för ägare, långivare, investerare och andra som behöver kunna lita på företagets ekonomiska information.
Bokföringen påverkar fler beslut än deklarationen
Ordning i redovisningen gör det lättare att följa företagets utveckling och fatta beslut i tid. Siffrorna får också betydelse när ett företag ansöker om företagslån eller när ägarna behöver uppskatta företagets ekonomiska värde.
Bokföring är därför inte bara en skyldighet eller ett arbete som ska klaras av inför bokslutet. Rätt använd är redovisningen ett av företagarens viktigaste verktyg. Revisorn har i sin tur en helt annan roll: att granska informationen och bidra till att omvärlden kan känna förtroende för den.
