Framtidens kontor ska inte bara ge medarbetarna en plats att arbeta på. Det ska också skapa förutsättningar för samarbete, koncentration och trivsel i en tid då många växlar mellan kontoret och andra arbetsplatser. Samtidigt behöver företag kunna använda sina lokaler effektivt och erbjuda en arbetsmiljö som hjälper dem att locka till sig och behålla kompetent personal.
Här är fem trender som formar framtidens kontor.
1. Medarbetarnas välmående får större betydelse
Förmågan att locka till sig och behålla rätt kompetens påverkas inte bara av lönen. Medarbetare värdesätter även flexibilitet, utvecklingsmöjligheter, ett bra ledarskap och en arbetsmiljö där det går att både koncentrera sig och samarbeta med andra.
För att förstå hur personalen upplever sin arbetssituation kan företaget regelbundet genomföra en medarbetarundersökning. Undersökningen gör störst nytta när resultaten följs upp och leder till konkreta förbättringar.
En god arbetsmiljö handlar både om fysiska och sociala faktorer. Ergonomiska arbetsplatser, bra ventilation, behaglig ljudnivå och möjlighet till rörelse är viktiga delar. Minst lika betydelsefullt är att medarbetarna känner sig delaktiga, får återkoppling och har rimliga krav på sig.
Allt detta påverkar också företagets arbetsgivarvarumärke, ofta kallat employer branding. Hur nuvarande och tidigare medarbetare beskriver arbetsplatsen har stor betydelse när företaget ska rekrytera ny personal.
2. Nya kontorsmiljöer
Kontorsmiljön har förändrats många gånger genom åren. Under 1960-talet blev de öppna kontorslandskapen populära. På 1970-talet började de anpassas efter nya krav på arbetsmiljön. Parallellt har det hela tiden funnits så kallade cellkontor, där varje medarbetare har ett eget arbetsrum.
Senare blev flexkontoret allt vanligare. På ett flexkontor har medarbetarna inga fasta platser utan väljer arbetsplats efter behov. Den som behöver lugn och ro kan sätta sig avskilt, medan den som ska samarbeta med kollegor kan välja en mer öppen miljö.
En doktorsavhandling på KTH visade att de som arbetade i flexkontor eller hade egna arbetsrum hade störst chans att vara nöjda och friska. Sämre resultat noterades för öppna kontorslandskap och delade kontorsrum.
I dag talas det ofta om aktivitetsbaserade kontor. De bygger vidare på tanken bakom flexkontoret, men arbetsmiljön delas tydligare in efter olika slags uppgifter. Det kan finnas tysta rum för koncentration, mindre rum för digitala möten, öppna ytor för samarbete och gemensamma utrymmen för socialt umgänge.
Hybridarbetet har samtidigt förändrat kontorets roll. När en del arbete utförs hemifrån blir kontoret i högre grad en plats för möten, samarbete och gemenskap. Det måste dock fortfarande finnas bra arbetsplatser för den som behöver arbeta ostört.
En annan utveckling är att fler företag använder kontorshotell eller coworking i stället för att ha helt egna lokaler. Det kan ge lägre fasta kostnader och större flexibilitet, samtidigt som företaget får tillgång till mötesrum och gemensamma utrymmen när de behövs.
3. Kontorets läge blir mer flexibelt
Distans- och hybridarbete har gjort det lättare att bo längre från arbetsplatsen. Den som bara behöver resa till kontoret några dagar i veckan kan acceptera en längre resväg och välja att bosätta sig i en mindre stad, en pendlingskommun eller på landsbygden.
Det betyder inte att stadskärnorna har förlorat sin betydelse. Centrala kontor erbjuder ofta bra kollektivtrafik och närhet till restauranger, caféer och annan service. När medarbetarna väl samlas på kontoret kan omgivningen bidra till möten, nätverkande och social gemenskap.
Samtidigt är ett centralt läge inte längre det självklara valet för alla företag. Ett kontor nära en järnvägsstation, en större väg eller de områden där medarbetarna bor kan vara minst lika attraktivt. Även kontorshotell och mindre arbetsplatser utanför storstädernas centrum kan få större betydelse.
Stadskärnorna förändras också när en större del av handeln sker genom e-handel. Restauranger, upplevelser och personlig service får då en större roll. För företagen blir den viktiga frågan därför inte bara om kontoret ligger centralt, utan om läget är lätt att nå och erbjuder något som gör kontorsdagarna mer attraktiva.
4. Hållbarhet och socialt ansvar
Företagens samhällsansvar, ofta kallat Corporate Social Responsibility eller CSR, omfattar både miljömässiga och sociala frågor. Det kan handla om att minska klimatpåverkan, erbjuda goda arbetsvillkor, främja jämställdhet och ta ansvar för hur verksamheten påverkar det omgivande samhället.
På framtidens kontor blir detta ansvar synligt i praktiken. Företag kan välja energieffektiva lokaler, återanvända möbler, minska mängden avfall och skapa arbetsplatser som är tillgängliga för personer med olika behov. Hybridarbete och bättre utnyttjande av kontorsytan kan också minska behovet av stora lokaler som står tomma delar av veckan.
Den sociala hållbarheten handlar samtidigt om hur människor behandlas på arbetsplatsen. En inkluderande arbetsmiljö, lika möjligheter och ett aktivt arbete mot diskriminering är viktigt både för de nuvarande medarbetarna och för företagets möjligheter att rekrytera.
Det räcker därför inte att företaget beskriver sig som hållbart och ansvarstagande. Värderingarna måste märkas i vardagen och i de beslut som fattas om allt från lokaler och resor till ledarskap och arbetsvillkor.
5. Flexiblare arbetsformer
Framtidens arbetsplats består inte alltid av en fast grupp tillsvidareanställda som befinner sig på samma kontor varje dag. Företag kombinerar i allt större utsträckning egen personal med konsulter, frilansare, projektanställda och andra externa specialister.
Den flexibla bemanningen gör det möjligt att ta in särskild kompetens under en begränsad tid. Det kan handla om en utvecklare som behövs i ett enskilt projekt eller en interim chef som leder verksamheten under en förändringsperiod.
Gigekonomin är en del av utvecklingen, men alla tillfälliga uppdrag förmedlas inte genom digitala plattformar. Många företag bygger i stället nätverk av konsulter och samarbetspartner som kan anlitas när behovet uppstår.
Det ställer nya krav på framtidens kontor. Lokalerna och de digitala systemen behöver fungera för både fast anställda och tillfälliga medarbetare. Samtidigt måste företaget kunna hantera introduktion, informationssäkerhet och gemenskap när arbetsgruppen förändras från ett projekt till ett annat.
