Att anlita en frilansare kan vara ett enkelt sätt att få in rätt kompetens för ett avgränsat uppdrag. Företaget kanske behöver en fotograf till en produktlansering, en skribent till den nya webbplatsen eller en programmerare som kan lösa ett tekniskt problem.
Många frilansare driver egna företag och skickar vanliga företagsfakturor. Andra använder ett egenanställningsföretag som Cool Company eller Frilans Finans. Då utför frilansaren arbetet, medan egenanställningsföretaget står för faktureringen och betalar ut ersättningen som lön.
Det finns även internationella marknadsplatser som Upwork, Fiverr och Freelancer.com. Dessa hjälper framför allt företag och frilansare att hitta varandra och ska därför inte blandas ihop med svenska egenanställningsföretag.
Oavsett vilken lösning som används finns det några saker som uppdragsgivaren behöver reda ut innan arbetet börjar.
Notera: Den här artikeln vänder sig till företag som vill köpa tjänster av en frilansare. Vill du i stället sälja och fakturera tjänster utan eget företag kan du läsa mer om hur det fungerar att fakturera utan företag.
1. Ta reda på vem företaget skriver avtal med
Det första steget är att fastställa vem som faktiskt är företagets avtalspart.
Om frilansaren driver enskild firma eller aktiebolag ingås avtalet normalt direkt med frilansarens företag. Kontrollera då att företaget är godkänt för F-skatt och att namnet i avtalet överensstämmer med den som senare skickar fakturan.
När frilansaren använder ett egenanställningsföretag ser upplägget annorlunda ut. Företag som Cool Company och Frilans Finans fungerar som arbetsgivare åt den egenanställde och fakturerar uppdragsgivaren. Det är alltså egenanställningsföretaget – inte frilansaren som privatperson – som är den juridiska uppdragstagaren.
Detta behöver vara bestämt innan uppdraget avtalas och arbetet påbörjas. En frilansare kan inte först ta ett uppdrag som privatperson och därefter bestämma att ett egenanställningsföretag ska skicka fakturan i efterhand.
Be därför frilansaren att uppge:
- Vem som är avtalspart
- Vilket företag som kommer att fakturera
- Om företaget är godkänt för F-skatt
- Vilka betalningsvillkor som gäller
- Vem ni ska kontakta vid frågor om fakturan
Då slipper ekonomiavdelningen få en faktura från ett helt annat företag än det som uppdragsgivaren trodde sig ha anlitat.
2. Beskriv uppdraget ordentligt
Ett frilansuppdrag blir sällan bättre än den beställning som ligger bakom det. ”Bygg en ny webbplats” eller ”skriv några texter” lämnar mycket utrymme för olika tolkningar.
Avtalet eller beställningen bör därför ange vad frilansaren ska leverera, när arbetet ska vara färdigt och hur resultatet ska godkännas. För ett kreativt eller tekniskt uppdrag kan det även vara klokt att bestämma hur många ändringar som ingår i priset.
Skriv åtminstone ner:
- Vad som ska levereras
- När leveransen ska ske
- Om priset är fast eller baseras på arbetad tid
- Hur många ändringar eller korrekturomgångar som ingår
- Vem som får beställa tilläggsarbete
- Hur resor, material och andra utlägg ska hanteras
- Vad som händer om uppdraget avbryts
Om frilansaren arbetar per timme bör ni även komma överens om hur tiden ska redovisas och om det finns ett kostnadstak. Ett timpris utan uppskattad tidsåtgång säger ganska lite om vad uppdraget slutligen kommer att kosta.
Tillägg och förändringar bör godkännas skriftligt. Det behöver inte vara mer komplicerat än ett mejl, men det ska gå att se vad parterna har kommit överens om.
3. Bestäm vem som äger det färdiga arbetet
Att företaget betalar för ett arbete innebär inte automatiskt att alla rättigheter till resultatet övergår till beställaren.
Det är särskilt viktigt vid uppdrag som rör fotografier, texter, filmer, illustrationer, formgivning, programkod och andra verk som kan omfattas av upphovsrätt. Avtalet bör tala om hur materialet får användas och om företaget har rätt att ändra det, sälja det vidare eller låta någon annan arbeta vidare med det.
En fotograf kan exempelvis ge företaget rätt att använda bilderna på den egna webbplatsen utan att därmed överlåta rätten att använda dem i alla framtida sammanhang. På samma sätt kan en programmerare använda färdiga komponenter eller öppen källkod som företaget inte får ensamrätt till.
Ta även upp:
- Sekretess och företagshemligheter
- Hantering av kunduppgifter och personuppgifter
- Förvaring och radering av arbetsmaterial
- Rätten att visa arbetet i frilansarens portfolio
- Ansvar för material som kommer från tredje part
- Eventuella krav på ansvarsförsäkring
Behöver frilansaren tillgång till företagets system bör behörigheten begränsas till det som krävs för uppdraget. Glöm inte heller att stänga konton och återkalla åtkomst när arbetet är klart.
4. Se till att uppdraget verkligen är ett uppdrag
En frilansare kan arbeta nära företagets anställda utan att själv vara anställd av uppdragsgivaren. Men upplägget bör fortfarande ha karaktären av ett självständigt uppdrag.
Företaget bör därför beskriva vilket resultat som ska levereras, men inte styra varje arbetsdag på samma sätt som för den egna personalen. Ju mer företaget bestämmer frilansarens arbetstider, arbetsmetoder, ledighet och löpande arbetsuppgifter, desto mer börjar förhållandet likna en vanlig anställning.
Det betyder inte att frilansaren måste lämnas utan instruktioner. Uppdragsgivaren får självklart ställa krav, följa upp arbetet och bestämma vilka säkerhetsregler som gäller i företagets lokaler. Skillnaden ligger främst i om företaget beställer ett självständigt uppdrag eller i praktiken fyller en permanent tjänst med någon som kallas frilansare.
Om behovet är löpande, arbetstiderna fasta och personen helt integrerad i den vanliga verksamheten kan en anställning vara ett bättre och tydligare alternativ. Myndigheternas företagsinformation varnar också för att behandla en frilansare som om personen vore anställd.
Egenanställningsföretag gör faktureringen enklare
För uppdragsgivaren kan ett egenanställningsföretag vara en praktisk lösning när rätt person saknar eget företag. Uppdragsgivaren får en företagsfaktura, medan egenanställningsföretaget hanterar bland annat skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och löneutbetalning.
Det befriar däremot inte beställaren från behovet av ett tydligt uppdrag. Pris, leverans, rättigheter och ansvar måste fortfarande regleras. Kontrollera även om egenanställningsföretaget har egna villkor som påverkar uppdraget, exempelvis vilka arbeten det accepterar och vilka försäkringar som gäller.
Flexibelt när behovet är tydligt
Frilansare passar särskilt bra för avgränsade projekt, arbetstoppar och kompetens som företaget bara behöver ibland. Företaget kan få tillgång till specialistkunskap utan att skapa en permanent tjänst.
Men frilans är inte automatiskt billigare än att anställa. Timpriset kan vara betydligt högre och kostnaden påverkas av hur väl uppdraget har avgränsats. Den stora fördelen är i stället att företaget kan köpa en bestämd insats under en begränsad tid.
Ett lyckat frilansuppdrag börjar därför inte med jakten på lägsta timpris. Det börjar med rätt person, en tydlig beställning och ett avtal där båda parter förstår vad som ska levereras.
