Minska företagets kostnader – tre stora och sju mindre besparingar

När ett företag behöver förbättra resultatet är det lätt att börja jaga småutgifter. Några uppsagda abonnemang och färre restaurangluncher kan göra viss skillnad, men de största besparingarna finns ofta bland företagets lokaler, bemanning och finansiering.

Det betyder inte att företaget urskillningslöst ska kapa allt som kostar pengar. En billigare leverantör kan ge sämre kvalitet, minskad marknadsföring kan sänka försäljningen och för låg bemanning kan skapa både stress och missnöjda kunder.

Målet är därför inte bara att minska företagets kostnader. Målet är att ta bort sådant som inte skapar tillräckligt värde och samtidigt skydda de utgifter som faktiskt bidrar till intäkterna.

Här är tre förändringar som kan ge stora besparingar – och sju mindre kostnader som också är värda att granska.

Tre förändringar som kan sänka kostnaderna rejält

1. Anpassa lokalen efter företagets verkliga behov

Lokalen är ofta en av företagets största fasta kostnader. Den kan dessutom vara svår att förändra snabbt eftersom kommersiella hyresavtal vanligtvis löper under flera år.

Börja med att räkna på hela lokalkostnaden. Utöver hyran kan företaget betala för:

• el och uppvärmning
• städning och avfallshantering
• larm och bevakning
• parkering
• försäkring
• internet och annan teknisk infrastruktur
• reparationer och underhåll
• möbler och kontorsutrustning

Undersök därefter hur stor del av lokalen som faktiskt används. Ett företag som har infört distansarbete kanske fortfarande betalar för skrivbord som nästan alltid står tomma. Ett lager kan innehålla gamla varor och utrustning som borde säljas eller kastas.

Det finns flera sätt att minska lokalkostnaden:

• omförhandla hyran när avtalet närmar sig sitt slut
• flytta till en mindre lokal
• hyra ut outnyttjade rum eller arbetsplatser
• använda kontorshotell i stället för ett eget kontor
• låta vissa medarbetare arbeta hemifrån
• flytta lager eller administration från ett dyrt centralt läge
• dela mötesrum, kök och utrustning med andra företag

Den billigaste lokalen är däremot inte alltid den bästa. En butik eller restaurang kan vara beroende av sitt läge, medan en hantverkare kan spara både tid och drivmedel genom att finnas nära de områden där kunderna bor. Räkna därför även på hur en flytt skulle påverka försäljning, transporter och arbetstid.

2. Planera bemanningen innan företaget nyanställer

Personal är i många företag den största kostnaden. En anställning består inte bara av den lön som syns i anställningsavtalet. Företaget betalar även arbetsgivaravgifter, semester, pension, försäkringar, arbetsredskap och ibland utbildning, resor och andra förmåner.

Det innebär inte att företaget ska undvika anställningar. Rätt medarbetare kan skapa betydligt större intäkter än kostnaden för anställningen. Men varje ny tjänst bör bygga på ett varaktigt behov och en realistisk kalkyl.

Ställ några frågor innan företaget rekryterar:

• Finns arbetsbehovet under hela året?
• Kan arbetsuppgifterna fördelas annorlunda?
• Lägger nuvarande personal tid på onödig administration?
• Kan en arbetsprocess förenklas eller automatiseras?
• Behövs en heltidstjänst eller räcker deltid?
• Är behovet permanent eller knutet till ett projekt?
• Vilka intäkter eller besparingar ska anställningen skapa?

Vid tillfälliga behov kan en konsult, projektanställning eller annan flexibel lösning vara mer lämplig. Behöver företaget senior ledningskompetens under en begränsad period kan interim management vara ett alternativ till att omedelbart rekrytera en permanent chef.

Två mindre företag kan också samarbeta eller byta tjänster med varandra. Sådana samarbeten ska dock värderas, dokumenteras och hanteras korrekt i bokföringen. En gentjänst blir inte automatiskt skattefri bara för att ingen betalning sker med pengar.

Glöm inte heller kostnaden för hög personalomsättning. Dålig introduktion, otydliga roller och svagt ledarskap kan leda till att företaget måste rekrytera samma tjänst flera gånger. Att förbättra arbetsmiljön och behålla bra medarbetare kan därför vara en viktig kostnadsbesparing.

3. Förhandla lån, leasing och stora leverantörsavtal

Många företagskostnader fortsätter år efter år utan att någon längre granskar villkoren. Det kan gälla företagslån, checkkredit, leasingbilar, maskiner, redovisning, telefoni, frakter och olika serviceavtal.

Samla företagets större avtal och anteckna:

• månadskostnad
• återstående avtalstid
• uppsägningstid
• ränta och övriga avgifter
• indexuppräkningar
• bindningstid
• kostnad för att avsluta avtalet
• när priset senast förhandlades

När det gäller finansiering bör företaget inte bara titta på den nominella räntan. Uppläggningsavgifter, aviavgifter, säkerhetskrav och återbetalningstid påverkar den verkliga kostnaden. Innan företaget lånar eller lägger om befintlig finansiering är det därför klokt att jämför lån och granska den totala kostnaden.

Ett företagslån kan vara rimligt när pengarna används till en investering som förväntas skapa framtida intäkter. Det kan exempelvis handla om en maskin som ökar produktionen eller ett lagerinköp som redan motsvaras av bekräftade kundorder.

Det är mer riskfyllt att låna för att månad efter månad täcka förluster i den löpande verksamheten. Finansieringen löser då främst företagets likviditet tillfälligt, medan det underliggande lönsamhetsproblemet finns kvar.

Även leverantörsavtal bör förhandlas regelbundet. Be den befintliga leverantören om ett nytt erbjudande och jämför med konkurrerande alternativ. Ett långvarigt samarbete är värdefullt, men det betyder inte att företaget ska acceptera prisökningar utan att ställa frågor.

Sju mindre kostnader som också är värda att granska

När de stora kostnaderna är genomgångna finns det ofta många mindre besparingar att hitta. Enskilt förändrar de sällan företagets ekonomi, men tillsammans kan de bli betydande.

4. Rensa bland abonnemang och programlicenser

Digitala tjänster är enkla att köpa och lätta att glömma. Företaget kanske betalar för program som inte längre används, flera verktyg med samma funktion eller licenser till personer som har slutat.

Gå igenom kontoutdrag och kortfakturor och lista alla återkommande betalningar. Kontrollera för varje tjänst:

• vem som använder den
• hur ofta den används
• vilken funktion den fyller
• om det finns ett billigare abonnemang
• om samma funktion redan ingår i ett annat program
• hur och när avtalet kan sägas upp

Var särskilt uppmärksam på kostnader per användare. Fem oanvända licenser kan bli en stor utgift under ett helt år.

5. Kontrollera företagets försäkringar

Att minska försäkringsskyddet utan en riskbedömning kan bli mycket dyrt. Däremot bör företaget kontrollera att försäkringarna motsvarar den verksamhet som faktiskt bedrivs.

Företaget kan ha dubbla försäkringar eller betala för egendom som inte längre finns kvar. Verksamheten kan också ha förändrats sedan avtalet tecknades.

Jämför både pris och innehåll. En billig försäkring är inte en besparing om viktiga risker saknar skydd när något väl inträffar.

6. Minska lager och bundet kapital

Ett stort inköp kan ge ett lägre styckepris, men det binder samtidigt pengar i varor som ännu inte har sålts. Företaget behöver dessutom plats för lagret och riskerar svinn, skador eller att produkterna blir omoderna.

Identifiera varor som säljer långsamt och undersök om de kan säljas ut, returneras eller köpas in i mindre volymer framöver.

Målet är inte nödvändigtvis minsta möjliga lager. För låga lagernivåer kan leda till försenade leveranser och förlorade kunder. Företaget behöver hitta en rimlig balans mellan leveranssäkerhet och bundet kapital.

7. Följ upp marknadsföringen

Marknadsföring ska inte automatiskt betraktas som en kostnad som bör kapas. Bra marknadsföring skapar försäljning. Däremot bör företaget sluta betala för kampanjer och kanaler som inte går att motivera.

För varje större marknadsföringskostnad bör företaget försöka följa upp:

• hur många kontakter eller köp aktiviteten skapade
• vad varje ny kund kostade
• hur mycket kunderna handlade för
• om kunderna återkom
• om resultatet förbättrades över tid

All marknadsföring kan inte mätas perfekt. Varumärkesarbete kan få effekt långt senare. Men företag som aldrig följer upp någonting riskerar att fortsätta betala för aktiviteter bara för att de alltid har gjorts.

8. Se över energi, resor och transporter

El, uppvärmning, drivmedel och resor kan bli stora kostnader när de summeras över ett år.

Besparingar kan exempelvis komma från att:

• samordna leveranser
• planera effektivare körvägar
• ersätta vissa resor med digitala möten
• undvika expressfrakter
• stänga av utrustning som inte används
• byta till energisnål belysning och utrustning
• kontrollera företagets elavtal

Räkna även på arbetstiden. En billigare transportlösning kan bli dyr om medarbetare måste lägga flera extra timmar på hantering och administration.

9. Jämför bank- och betaltjänster

Bankavgifter, valutaväxling, kortinlösen och betallösningar kan se obetydliga ut var för sig. För företag med många transaktioner kan de ändå bli en märkbar kostnad.

Kontrollera avgifterna för:

• företagskonto
• bankgiro
• kort och Swish
• kortbetalningar från kunder
• utlandsbetalningar
• valutaväxling
• kontantinsättningar
• finansiering av kundfakturor

Tänk samtidigt på att en bra betallösning kan öka försäljningen och minska administrationen. Bedöm därför kostnaden i förhållande till hur väl tjänsten fungerar för företaget och dess kunder.

10. Stoppa småinköp och onödigt svinn

Kaffe, kontorsmaterial och enstaka taxiresor brukar inte vara företagets största ekonomiska problem. Men helt fria småinköp kan skapa en kultur där ingen känner ansvar för kostnaderna.

Inför enkla rutiner för inköp utan att bygga en administration som kostar mer än den sparar. Företaget kan exempelvis samla beställningar, använda godkända leverantörer och kräva ett snabbt godkännande över en viss beloppsgräns.

Fokusera även på svinn. Felbeställningar, material som kasseras, dålig planering och arbete som måste göras om är ofta dyrare än själva småinköpen.

Gör en kostnadsgenomgång två gånger om året

Företagets kostnader bör inte bara granskas när ekonomin redan har blivit pressad. En återkommande genomgång gör det lättare att upptäcka onödiga utgifter innan de hinner växa.

En enkel arbetsgång är att:

1. Exportera de senaste tolv månadernas kostnader från bokföringen.
2. Sortera dem efter leverantör och kostnadsslag.
3. Börja med de största återkommande beloppen.
4. Markera vad som kan tas bort, minskas eller förhandlas.
5. Utse en ansvarig för varje åtgärd.
6. Sätt ett datum när arbetet ska vara genomfört.
7. Följ upp hur stor besparingen faktiskt blev.

Små kostnader är enkla att diskutera, men lokaler, personal och finansiering har ofta betydligt större påverkan. Börja därför med de tre stora områdena och fortsätt sedan nedåt i kostnadslistan.

Att minska företagets kostnader handlar inte om att göra verksamheten så billig som möjligt. Det handlar om att använda pengarna där de skapar störst värde – och sluta betala för sådant som företaget inte längre behöver.