Att byta tjänster kan vara ett praktiskt sätt för två företag eller privatpersoner att hjälpa varandra. En fotograf kan ta bilder åt en webbyrå i utbyte mot en ny webbplats. Ett företag kan få använda en lokal mot att det städar den regelbundet. Genom byteshandel kan båda parter få något de behöver utan att hela betalningen behöver ske med pengar.
Men en gentjänst är fortfarande en form av ersättning. Att inga pengar byter ägare innebär inte att affären är skattefri eller att företagen kan hoppa över bokföringen. För att undvika problem behöver tjänsterna värderas, dokumenteras och i många fall faktureras precis som vanliga uppdrag.
Vad innebär det att byta tjänster?
Att byta tjänster innebär att en prestation betalas helt eller delvis med en annan prestation. Det kan vara ett direkt byte där båda tjänsterna utförs ungefär samtidigt, men det kan också vara ett mer långvarigt samarbete.
Ett exempel är två företag som kommer överens om att byta lokalhyra mot städning. Det ena företaget får använda ett kontor några dagar i månaden och erbjuder sig i gengäld att städa lokalerna.
Upplägget kan låta enkelt, men flera frågor behöver besvaras:
- Hur ofta får företaget använda lokalen?
- Hur ofta ska städningen utföras?
- Vad ingår i städningen?
- Vad är lokalhyran respektive städningen värd?
- Vad händer om någon av tjänsterna inte utförs?
- Hur ska eventuell moms hanteras?
- Hur regleras en skillnad i värde?
Utan tydliga svar kan parterna snart ha helt olika uppfattningar om vad de har kommit överens om.
Är det tillåtet att byta tjänster?
Ja, det är tillåtet att byta tjänster med varandra. Men bytet ska behandlas ekonomiskt på ungefär samma sätt som om parterna hade betalat varandra med pengar.
En tjänst har ett värde även när ersättningen består av en annan tjänst. Om en redovisningskonsult gör ett arbete värt 5 000 kronor och får fotografering värd 5 000 kronor som betalning har konsulten fortfarande haft en skattepliktig intäkt.
Det avgörande är alltså inte om pengar har överförts mellan parterna. Det avgörande är om en vara eller tjänst har lämnats som ersättning för något annat.
Byta tjänster mellan företag
När två företag byter tjänster bör affärerna hanteras som två separata transaktioner. Båda företagen är samtidigt säljare och köpare.
Företagen bör därför:
- Sätta ett rimligt pris på båda tjänsterna.
- Skriva ett avtal om vad respektive företag ska leverera.
- Fakturera varandra för tjänsterna.
- Bokföra både försäljningen och inköpet.
- Redovisa eventuell moms enligt de regler som gäller för respektive tjänst.
- Kvitta fakturorna eller betala mellanskillnaden.
Anta att ett företag utför städning för 4 000 kronor exklusive moms och i gengäld får hyra en lokal till samma värde. Båda parterna kan då fakturera varandra för 4 000 kronor plus den moms som gäller för respektive transaktion. Om fakturornas slutbelopp är lika kan fordringarna därefter kvittas.
Om den ena tjänsten är värd mer än den andra bör skillnaden betalas eller sparas som en tydligt dokumenterad skuld. Undvik lösa överenskommelser där den ena parten ska kompenseras med ”lite mer hjälp senare”.
Olika momssatser måste hanteras separat
Det är viktigt att inte bara jämföra fakturornas slutbelopp. Tjänster kan omfattas av olika momssatser, och vissa verksamheter är helt eller delvis undantagna från moms.
Varje företag måste bedöma sin egen försäljning och använda den momssats som gäller för den aktuella varan eller tjänsten. Det ena företagets momsbehandling bestämmer inte hur det andra ska fakturera.
Det kan därför bli fel om parterna kommer överens om att deras tjänster är ”värda lika mycket” utan att först ange om värdet är inklusive eller exklusive moms. Utgå helst från tjänsternas marknadsvärde exklusive moms och lägg därefter på rätt moms på respektive faktura.
Den som är osäker bör fråga sin redovisningskonsult, särskilt om något av företagen bedriver momsfri eller blandad verksamhet.
Kan byteshandel förbättra företagets likviditet?
Att byta tjänster kan förbättra företagets likviditet eftersom företaget slipper betala hela inköpet med pengar. Det kan vara användbart för ett nystartat företag som har ledig kapacitet men ont om pengar.
En fotograf kanske har tid att utföra ett uppdrag men saknar pengar till en ny webbplats. Webbyrån behöver i sin tur nya personalbilder. Om båda tjänsterna behövs och värderas rätt kan ett byte vara en bra affär för båda företagen.
Byteshandel skapar däremot inte automatiskt mer lönsamhet. Företaget använder fortfarande sin arbetstid och sina resurser. Skatt, moms och andra utgifter kan dessutom behöva betalas med pengar även om kunden har betalat med en tjänst.
Det är därför viktigt att skilja mellan likviditet och lönsamhet. Ett tjänstebyte kan minska den omedelbara belastningen på företagskontot, men det gör inte arbetstiden kostnadsfri.
Skriv alltid ett avtal
Ett tjänstebyte mellan företag bör dokumenteras skriftligt. Avtalet behöver inte vara långt eller komplicerat, men det ska tydligt ange vad parterna har kommit överens om.
Ta åtminstone med:
- vilka företag som ingår avtalet
- vilka tjänster som ska utföras
- tjänsternas värde
- om beloppen anges inklusive eller exklusive moms
- när arbetet ska påbörjas och vara färdigt
- hur många timmar, tillfällen eller leveranser som ingår
- hur ändringar och extraarbete ska hanteras
- när fakturorna ska skickas
- hur fakturorna ska kvittas
- vad som händer om någon part inte levererar
Avtalet skyddar inte bara företagen ekonomiskt. Det minskar också risken för att ett missförstånd förstör en i övrigt bra affärsrelation. Ni vill verkligen undvika att behöva stämma varandra.
Byta tjänster som privatperson
Även privatpersoner kan byta tjänster, men samma grundprincip gäller: om en tjänst utförs med ett uttalat krav på en gentjänst har ersättningen ett ekonomiskt värde.
Om en plattsättare kaklar tandläkarens badrum mot att tandläkaren behandlar plattsättarens tänder har båda fått ersättning för ett arbete. Värdet av gentjänsten kan därför vara skattepliktigt även om inga pengar har betalats.
Det är annorlunda när en person hjälper en vän utan krav på ersättning eller motprestation. Att hjälpa en granne att bära möbler och senare få hjälp med att klippa häcken behöver inte automatiskt vara en affär. Skattelagstiftningen är inte avsedd att träffa normalt vänskapligt och familjärt hjälparbete.
Gränsen går framför allt vid om det finns en överenskommelse om att den ena tjänsten ska vara betalning för den andra. Ju mer organiserat, omfattande och återkommande utbytet är, desto mindre liknar det vanlig hjälp mellan vänner.
Var försiktig med pengar och tjänster mellan vänner
Affärer mellan vänner kan skapa problem även när alla har goda avsikter. Den ena personen kanske lägger dubbelt så många timmar på sitt arbete som väntat, medan den andra anser att tjänsterna redan är jämnt utbytta.
Liknande problem kan uppstå vid privata lån. Moorebanker.se har skrivit mer om varför man bör vara försiktig med att låna av vänner eller familj.
Det bästa skyddet är tydlighet. Bestäm i förväg vad som ska göras, när det ska göras och vilket värde tjänsterna har. Om överenskommelsen känns alltför formell för vänskapen kan det vara ett tecken på att ni inte bör blanda in affärer över huvud taget.
När är det en dålig idé att byta tjänster?
Ett tjänstebyte är inte alltid den bästa lösningen. Avstå eller tänk om när:
- tjänsterna är svåra att värdera
- den ena parten egentligen inte behöver den erbjudna tjänsten
- uppdragets omfattning är oklar
- arbetet kräver garantier eller omfattande efterarbete
- någon av parterna saknar rätt kompetens eller försäkring
- momshanteringen blir komplicerad
- samarbetet riskerar en viktig vänskapsrelation
- företaget behöver pengar snarare än ännu en tjänst
Det kan ofta vara enklare att låta företagen köpa och sälja tjänster på vanligt sätt. Då framgår det tydligt vad varje prestation kostar, och ingen behöver hålla reda på ett växande saldo av framtida gentjänster.
Ett tjänstebyte är fortfarande en affär
Att byta tjänster kan vara lönsamt för båda parter och samtidigt minska behovet av kontanta betalningar. Men tjänsterna blir inte gratis bara för att betalningen sker genom en gentjänst.
Sätt ett marknadsmässigt värde på arbetet, skriv ett avtal och hantera fakturering, bokföring och moms korrekt. Då kan byteshandel bli ett användbart verktyg för företagets ekonomi i stället för en källa till konflikter och oväntade skatteproblem.
