Ett företag kan vara lönsamt på papperet men ändå sakna pengar när löner, skatter och leverantörsfakturor ska betalas. Förklaringen är ofta att företagets likvida medel är bundna i kundfordringar, lager eller investeringar.
Kassalikviditet visar företagets kortsiktiga betalningsförmåga. Genom att följa kassalikviditeten och arbeta med en likviditetsbudget kan företaget upptäcka kommande underskott innan de utvecklas till akuta likviditetsproblem.
Här förklarar vi hur kassalikviditet fungerar och vad företaget kan göra för att frigöra likvida medel.
Vad är kassalikviditet?
Kassalikviditet är ett nyckeltal som jämför företagets kortfristiga tillgångar med dess kortfristiga skulder. Måttet visar förenklat om företaget har tillräckligt med likvida medel och andra lättillgängliga tillgångar för att betala skulder som förfaller inom den närmaste tiden.
Till de kortfristiga tillgångarna hör exempelvis:
- pengar på företagets bankkonton
- kundfordringar
- kortfristiga placeringar
- andra omsättningstillgångar som snabbt kan omvandlas till pengar.
Varulagret räknas normalt bort när kassalikviditeten beräknas. Ett lager kan ha ett stort bokfört värde, men det kan ta tid att sälja varorna och få in pengarna. I ett akut läge kanske lagret dessutom bara kan säljas med rabatt.
Formeln ser ut så här:
Kassalikviditet = (omsättningstillgångar – varulager) ÷ kortfristiga skulder × 100
Om omsättningstillgångarna exklusive lager är 500 000 kronor och de kortfristiga skulderna är 400 000 kronor blir kassalikviditeten 125 procent.
Det innebär att företaget har 1,25 kronor i kortfristiga tillgångar för varje krona i kortfristiga skulder.
Vad är en bra kassalikviditet?
En kassalikviditet på 100 procent innebär att omsättningstillgångarna, efter att lagret räknats bort, är lika stora som de kortfristiga skulderna. Företaget har då i teorin tillräckligt för att betala dessa skulder.
Men en bra kassalikviditet kan inte bestämmas enbart med ett generellt riktvärde. Behovet påverkas bland annat av:
- hur snabbt kunderna betalar
- hur jämna företagets intäkter är
- vilka betalningsvillkor leverantörerna ger
- hur stora fasta kostnader företaget har
- om verksamheten är säsongsberoende
- hur lätt företaget kan få tillgång till finansiering.
Ett företag med stabila månadsintäkter och kunder som betalar snabbt kan klara sig med en mindre marginal. Ett säsongsföretag eller ett bolag med långa kundkrediter kan behöva betydligt större reserver av likvida medel.
Kassalikviditeten måste dessutom tolkas tillsammans med företagets likviditetsbudget. Kundfordringar räknas som tillgångar, men hjälper inte företaget att betala dagens räkningar om kunderna betalar först om två månader.
Lönsamhet och likviditet är inte samma sak
Ett vanligt misstag är att likställa ett bra resultat med gott om pengar på kontot. Ett företag kan gå med vinst men ändå få problem med sin betalningsförmåga.
Anta att företaget säljer en stor tjänst i december och skickar en faktura med 60 dagars betalningstid. Försäljningen kan förbättra årets resultat, men pengarna kommer inte in förrän i februari. Under tiden ska företaget kanske betala löner, moms, hyra och leverantörer.
Det omvända kan också inträffa. Ett företag kan tillfälligt ha gott om likvida medel efter att ha tagit ett lån, trots att den löpande verksamheten går med förlust.
Resultatet visar om verksamheten är lönsam under en period. Likviditeten visar om pengarna räcker när betalningarna ska göras. Företaget måste ha kontroll över båda.
1. Gör en likviditetsbudget
En likviditetsbudget visar när pengar förväntas komma in och när de ska betalas ut. Till skillnad från en resultatbudget utgår den från de faktiska betalningstillfällena.
I likviditetsbudgeten bör företaget månad för månad uppskatta:
- ingående saldo på bankkontot
- betalningar från kunder
- löner och arbetsgivaravgifter
- moms och andra skatter
- lokal- och leasingkostnader
- leverantörsbetalningar
- räntor och amorteringar
- planerade investeringar
- utgående saldo.
Genom att blicka några månader framåt går det att upptäcka perioder då företagets likvida medel riskerar att ta slut. Då finns det tid att tidigarelägga intäkter, flytta fram inköp eller diskutera betalningsvillkor innan situationen blir akut.
En likviditetsbudget bör uppdateras löpande. Ersätt prognoserna med verkliga belopp när fakturor skickas och betalningar kommer in.
2. Fakturera så snart arbetet är utfört
Pengar som ännu inte har fakturerats kan inte betalas av kunden. Trots det väntar många mindre företag till slutet av månaden med att skicka alla sina fakturor.
Skicka fakturan direkt när varan har levererats eller arbetet är färdigt. Vid större uppdrag kan företaget komma överens med kunden om förskottsbetalning, delbetalningar eller fakturering efter avslutade etapper.
Kontrollera också att fakturorna innehåller rätt uppgifter. En felaktig referens, adress eller beställningsinformation kan leda till att betalningen försenas helt i onödan.
Några dagars snabbare fakturering på varje uppdrag kan göra märkbar skillnad för kassalikviditeten under ett helt år.
3. Se över kundernas betalningsvillkor
Långa betalningsvillkor innebär att företaget finansierar kundens verksamhet under väntetiden. Försök därför att anpassa betalningstiden efter uppdragets storlek, kundrelationen och företagets eget behov av likvida medel.
Det är ofta lättare att avtala om betalningsvillkoren innan arbetet påbörjas än att ändra dem när fakturan redan har skickats.
Företaget kan exempelvis:
- använda kortare betalningstid för nya kunder
- begära förskott vid stora beställningar
- dela upp omfattande projekt i flera fakturor
- kontrollera nya kunders betalningsförmåga
- begränsa hur stora obetalda belopp en kund får bygga upp.
Var samtidigt tydlig med villkoren redan i offerten och avtalet. Det minskar risken för missförstånd och diskussioner när fakturan kommer.
4. Följ upp obetalda fakturor direkt
Förfallna kundfordringar försämrar kassalikviditeten och tar tid från verksamheten. Skapa därför en fast rutin för att kontrollera vilka fakturor som har förfallit.
I många fall beror en sen betalning på ett administrativt misstag. Ett tidigt och vänligt meddelande kan då lösa problemet snabbare än att låta fakturan ligga obetald i flera veckor.
Om kunden har ekonomiska problem ökar en snabb kontakt möjligheten att komma överens om en realistisk betalningsplan. Ju längre företaget väntar, desto större är risken att fordran aldrig blir betald.
5. Minska kapitalet som är bundet i lagret
Ett stort lager kan ge trygghet, men binder samtidigt pengar som annars hade kunnat användas till företagets löpande betalningar. Varor som säljer långsamt är särskilt problematiska eftersom de kan förlora i värde eller bli omoderna.
Gå regelbundet igenom lagret och undersök:
- vilka produkter som säljer snabbt
- vilka varor som har låg omsättningshastighet
- om inköpen kan göras i mindre kvantiteter
- om gamla lagervaror kan säljas ut
- om vissa produkter bör tas bort ur sortimentet.
Målet är inte att göra lagret så litet som möjligt. Ett alltför litet lager kan leda till missade försäljningar. Målet är att hitta en nivå där verksamheten fungerar utan att onödigt mycket likvida medel binds i hyllorna.
6. Förhandla med leverantörerna
Företagets kassalikviditet påverkas både av hur snabbt kunderna betalar och hur snabbt företaget självt måste betala.
Längre betalningstid hos leverantörerna kan minska glappet mellan utbetalningar och kundernas inbetalningar. Företaget kan också försöka förhandla om priser, leveransintervall och minsta beställningsvolymer.
Att flytta fram en betalning löser dock inte ett permanent lönsamhetsproblem. Det fungerar bäst när företaget i grunden har en sund ekonomi men behöver få in kundbetalningar innan leverantörsfakturorna förfaller.
Betala alltid enligt de villkor ni har kommit överens om. Sena betalningar utan föregående kontakt riskerar att försämra relationen och leda till sämre villkor framöver.
7. Granska kostnader och planerade investeringar
När likviditeten blir ansträngd bör alla återkommande kostnader ses över. Små abonnemang, licenser och tjänster kan tillsammans binda betydande belopp varje månad.
Dela gärna upp kostnaderna i tre grupper:
- Nödvändiga för den löpande verksamheten.
- Nyttiga men möjliga att minska eller omförhandla.
- Sådana som kan avslutas utan större påverkan.
Granska även planerade investeringar. En ny maskin, bil eller kontorsutrustning kan vara lönsam på lång sikt men skapa ett stort hål i likviditetsbudgeten på kort sikt. Undersök därför både investeringens lönsamhet och när betalningen ska göras.
Det är sällan klokt att stoppa alla utvecklingsprojekt. Men investeringarna behöver prioriteras och anpassas till företagets tillgång på likvida medel.
8. Använd extern finansiering med ett tydligt syfte
Företagslån, kontokredit och fakturafinansiering kan tillfälligt stärka företagets likviditet. Finansiering kan vara motiverad när företaget väntar på säkra kundbetalningar eller behöver kapital till en investering som förväntas ge framtida intäkter.
Men ett lån skapar också nya kostnader i form av ränta, avgifter och amorteringar. Det förbättrar mängden likvida medel i dag men belastar framtida kassaflöden.
Innan företaget lånar pengar bör det därför kunna svara på tre frågor:
- Varför saknas pengarna?
- Hur mycket kapital behövs?
- Vilka framtida inbetalningar ska betala tillbaka finansieringen?
Om verksamheten löpande spenderar mer än den får in löser ett nytt lån sällan grundproblemet. Då krävs i stället högre intäkter, bättre marginaler eller lägre kostnader.
Följ kassalikviditeten innan problemen uppstår
Bättre kassalikviditet skapas sällan genom en enda stor åtgärd. Vanligtvis handlar det om flera mindre förbättringar: snabbare fakturering, tätare uppföljning av kundfordringar, mindre lager och bättre kontroll över utbetalningarna.
Likviditetsbudgeten binder ihop arbetet. Den visar hur mycket likvida medel som finns tillgängliga i dag och vad som förväntas hända under de kommande månaderna.
Genom att följa kassalikviditeten regelbundet kan företaget agera medan det fortfarande finns flera möjliga lösningar. Det är betydligt enklare än att försöka rädda betalningsförmågan när kontot redan är tomt.
